プライバシーマーク コンサル会社とは

プライバシーマーク コンサルタント会社について知りたい!

 

1 プライバシーマーク取得に向けコンサルタントは必要?

 社内で(自力で)プライバシーマーク取得を目指すケースもあります。しかし、自社のみで進める場合の最大の問題は長期化してしまうことです。コンサル会社を利用しないことで、一見大きな費用がおさえられたように思えますが、コンサルティングを受けた場合の取得までの標準的な期間が6ヶ月程度に対し、自力では実際2年かかるといわれていますので、その期間の担当者の人件費を考えれば、コンサルティング費用よりも割高になってしまうのが、お分かり頂けると思います。
 もし2年もかかってしまえば、その間の人件費だけでなく、長期化してしまったことによる他の業務への影響や機会損失もあったかと思います。さらにその担当者は自分のやった途中経過を誰にも相談できないまま、ぶっつけ本番で審査を受けることになるので、そのストレスも相当なものかと思います・・・。やはりコンサルをつけずに自分達で調べながらというのは、かなり無駄な手間がかかってしまいますので、あまり良い方法とは言えないでしょう。

 ちなみに、年収500万の方が2年間自分の仕事の5分の1をプライバシーマークに使用した場合、500万の5分の1で100万円×2年とすると その方の人件費だけで200万をプライバシーマークの作業に使ったとみることが出来ます。


2 コンサル会社を利用した際のメリット

 コンサルタントによる的確な指導で、担当者の作業負担が軽減でき、合格までの期間の短縮が図れるメリットがあります。特に使用する規程などの文書は一から自分たちで作るのはかなり難しいとされていますので、実績のあるコンサルタント会社から提供を受けることをおすすめします。
 がんばって自力でなんとか申請までこぎつけても、そのあとの審査で審査員から通常よりも多くの指摘を受けてしまう可能性が高いので、そこからまた大きな労力と時間が必要になってしまうことになるでしょう・・・。
 
 やはり進めていく中で、心配になったとき、わからなくなったときに、コンサルタントに聞ける・見てもらえる・アドバイスを受けられる・・・というのはストレス軽減につながりますし、全体の効率も良くなります。


3 コンサルティング会社は、取得までの道のりを一緒に進むパートナー

 コンサルティング会社に依頼し、指導を受け、必要な文書を提供してもらうことで、プライバシーマーク(Pマーク)取得に関わる作業はグーンと効率良くなります。道を進むのが単に不安だからという理由だけではなく、自分たちに合った道を見つけてもらったり、遠回りしないようにアドバイスをしてもらったり、最終的には自分たちだけで進めるように指導してもらったり・・・と、それがプライバシーマークのコンサルタントです。

 担当者や会社の状況を考慮して、最後までしっかりと支援してくれるコンサルティング会社を選びましょう。


4 プライバシーマークコンサルティング会社の上手な選定方法

 プライバシーマークの取得に向けた作業の中で、コンサルティング会社選びは今後を左右する重要なポイントです。どんなポイントで選び・どんな支援をうけるのかが、自分の会社にとって・担当者にとってベストなのかを考えましょう。

 まず、 どんなところを重視しますか?・・・
  コンサル会社を選定する場合には、まず自社がどんな支援を受けたいのか 考えなくてはいけません。

 他社と比較して、一番安い金額の表示をしているコンサル会社の中から決めるということもあるかもしれません。しかしそれでは、本当に御社が求めている支援を受けられないかもしれません。

 例えば、こんな思いはないでしょうか・・・
  ・ 通常業務が忙しいので、限られた少ない時間の中で進めなくてならない・・・
  ・ 取得後負担にならないように、必要最小限の軽いスタイルで運用したい・・・
  ・ 個人情報に触れる従業員も多いので、教育はしっかりやりたい・・・  など
  
  逆に、あまり個人情報を扱う機会はないが、クライアントからの要望で取得しなければならないから
  必要最小限度のルール作りで、プライバシーマークを取得したいなど・・・

 重視するポイント、担当者がサポートを受けたいと思う部分 を、しっかりと把握してもらいことが大事です。そしてその希望にあわせコンサルティングしてくれるところを利用することが上手な利用方法と言えます。

5 実はプライバシーマークコンサルティングが本業ではない会社が多い!

プライバシーマークのコンサルティング業務を本業としていないようなコンサルティング会社は、経験も浅く、実際に最近の審査で話題になっている情報などが不足していることが考えられます。コンサルティング会社自体がプライバシーマークを取得していないというケースもあったり、インターネットなどで大きく看板は掲げているものの、実際のところプライバシーマークのコンサル業務の経験値は乏しく、力の入れ具合に疑問符が付く例も多いです。

 また、他の認証制度(ISMSなどの国際規格)もコンサルティングしている会社の場合、プライバシーマーク専門ではないので、本来はプライバシーマークに必要のない内容が規定や実際の運用に含まれてしまっているようなケースも多く見られますので、そのような場合も注意が必要です 。 

 なんとか申請はできたものの審査で多くの問題点に気づき、なんとか取得出来ても、お願いしていたコンサル会社ではらちがあかず、また別の新しいコンサル会社に一から指導し直してもらうというケースも増えているように、取得の時にコンサル選びに失敗してしまう例が多いのも事実です。

6 プライバシーマークコンサル会社選定の際のチェックポイントは・・・

コンサルティング会社を利用することは決まっても、どこに頼むのが良いのか検討しなければなりませんが、その選定のチェックポイント。下記の項目はコンサル選びの中で必要なポイントです。ぜひ選定の参考にしてください。

 ◆ コンサルティング会社自身がプライバシーマークを取得している
 ◆ コンサルタント業務を外注していない(外部の契約コンサルを使用していないか)
 ◆ プライバシーマーク支援の実績が500以上ある
 ◆ 繁忙期や閑散期などに合わせてスケジュールの柔軟な調整も可能
 ◆ プライバシーマーク(Pマーク)やセキュリティ関連の商品やサービスを売りつけていない
 ◆ 1回あたりの訪問時間を1~2時程度にして長く居座らない
 ◆ 規程、規則、フォーマット類がコンパクトにまとめられている
 ◆ 取得後のサービス(セミナーの開催や無料相談対応など)も充実している


上記のように、まずは自分たちがどんな支援を受けたいか、そしてその希望に対応してくれるコンサル会社を探すこと。さらにそのコンサル会社は、上記のチェックポイントをクリアしていること。コンサルティング会社の上手な利用は、プライバシーマーク取得の成功に繋がります。

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