「厳格管理」と個人情報保護

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「厳格管理」と個人情報保護


社会保障と税の共通番号であるマイナンバーの交付まであと6ケ月余りとなりました。今年の10月から住民基本台帳をベースにして各市区町村は、各家庭へのマイナンバーの送付を予定しています。日本に住むすべての人に12ケタの番号を割り振って通知しようとするもので、来年1月からのスタートを前に簡易書留による郵送で行うことになっています。いずれ自分が勤務する会社からマイナンバーを報告するようにとの要請がありますので、家族の番号とともに大切に保管しておかなければなりません。

このマイナンバー制度、企業の実務では委託先にマイナンバーを含む個人情報の取り扱いを依頼するケースが多く想定されます。対象は社会保障分野では社労士事務所、税分野では会計事務所が挙げられますが、社会保険の手続きや年末調整などの手続きをこうした社会保険労務士や税理士に依頼して、煩雑な事務をアウトソーシングしようとする会社も多いかと思います。

マイナンバーを含む関係事務の委託については、その企業に委託先の「厳格管理」が義務付けられました。委託先に関する「厳格管理」の内容は次のとおりです。
①委託先の適切な選定
 自社と同等の設備・技術水準を満たし、従業者の監督、指導等を行っている委託先を選 ぶこと。
②秘密保持契約の締結
 秘密保持義務やマイナンバーの持ち出し禁止、契約内容の遵守状況について一定の報告 を行う、といった安全管理措置を遵守するための必要な契約書を締結すること。
③マイナンバーの取扱い状況の把握
 定期的に委託先から報告させ、必要に応じて実地の調査を行うこと

こうした「厳格管理」の"ふるい"に社労士事務所や会計事務所がかけられようとしています。委託元が社会保険労務士や税理士を"ふるい"にかけるのはマイナンバーの管理を通じて個人の権利利益を守ると同時に自分の会社を守ることにあります。社労士事務所や会計事務所の多くは小規模な事務所がほとんどですが、このマイナンバー制度を契機に業界再編成が起こるかも知れません。



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