マイナンバー事務と個人情報保護

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マイナンバー事務と個人情報保護

マイナンバー管理の実務として具体的な内容をよく聴かれます。会社の実務担当者とし てどんな作業が新たに発生するのでしょうか。今年の10月までに少なくとも以下の作 業が新たに必要になり、負担が増えることになります。

(1)マイナンバー関連事務の洗い出し
 マイナンバーに関連する事務例としては、「給与等の源泉徴収票作成事務」「雇用保険 に関する事務」「労災保険に関する事務」「健保・厚生年金保険の関する事務」が挙げ られます。その他「報酬・料金の支払事務」「不動産の使用料の支払事務」についても マイナンバーを取扱うケースがあります。
(2)マイナンバーを表記する書類の洗い出し
 マイナンバーを関連する事務に関して実際にマイナンバーを表記する書類を特定する必 要があります。具体的には、マイナンバーを表記する書類ごとにマイナンバー及びマイ ナンバーと関連付けて管理される個人情報(名前、生年月日等)の範囲を明確にしなけ ればなりません。
(3)マイナンバー関連事務の実務担当者の選任
 マイナンバー法の安全管理措置ガイドラインでは、マイナンバーに関連する事務に従事 する実務担当者を選任することとなっています。実際に誰がマイナンバーを取り扱うの か。責任の所在を明らかにします。外部に委託する場合も同様で委託先における責任者 を明確にしなければなりません。
(4)マイナンバー取得の際の本人確認の方法を定める
 マイナンバーを取得する際に本人確認が要求されます。取得の方法により対面、郵送、 オンライン、電話など様々な手段が認められていますが、それぞれどのような手段で取 得し、どうやって本人のものであるかを確認するのか。事前に決めておく必要がありま す。
(5)マイナンバーの保管方法を定める
 社員から取得したマイナンバーをどのように保管するのかを決めます。具体的には、シ ステム上に電子ファイルとして保存するのか、その場合サーバーなのかPCなのか。書 類ベースでファイリング管理するのか。保管場所も含めて事前に決めておかなければなりません。

 その他必要に応じて社内規程を整備したり、事務処理を外部委託する場合は契約書を締 結します。また安全対策措置としてセキュリティ面での強化も考えなければなりませ  ん。マイナンバーは政府が成長戦略の手段として掲げた社会的なインフラ整備です。事務の負担増に見合った恩恵を期待したいですね。



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