プライバシーマーク取得スケジュール(期間)

プライバシーマーク取得スケジュール(期間)

 

 プライバシーマーク取得合格までのスケジュールを考える時には、
 ・スタートから申請までの作業期間
 ・申請後から現地審査までの期間
 ・現地審査後~認定通知までの期間 の3つに分けて考えます。

 まず、スタートから申請までは約1~3ヶ月程度で進めている例が多いです。
コンサル会社の支援プランの内容やお客様の状況にもよりますが、コンサル会社の適切な支援によって効率良く進めることが出来ますので、比較的短い期間で個人情報保護マネジメントシステムを構築し申請できるレベルまで進めることが出来ます。
このプライバシーマークの取り組みに合わせて、セキュリティ環境や従業員教育などいろいろなレベルアップにも気を配り、余裕を持って4~6ヶ月かけて準備をして申請するケースもあります。

 次に、申請後~実際に審査員が来る現地審査までは、プライバシーマーク審査機関によって待たされてしまうこともありますので注意が必要です。おおよそ申請して約1~2ヶ月後に審査となります。早く対応してくれる審査機関であれば約1ヶ月後には現地審査に来てくれますが、遅い審査機関では2ヶ月でも足りず、半年待たされるというところもあります。申請時の混雑状況などにもよりますので、お急ぎの場合は特に専門家に相談しておきましょう。

 次に、審査を終えて~審査後の対応を行い審査員から最終の審査会に書類が回り認定されれば合格通知がもらえます。早ければ1か月半後に連絡をもらえますが、審査で受けた指摘事項を是正改善し報告をして審査員からOKがでなければ最終の審査会にかけてもらえませんので、またこれも審査機関によって対応のスピードに違いがあります。早く対応してくれる審査機関では審査後約1ヶ月半くらいで合格通知がもらえます。すが、3~6ヶ月かかるケースもあります。指摘が多ければ審査員の対応も増えますから。その対応に時間がかかり長引きます。従って指摘をなるべく受けないように準備をしっかりやっておく事が必要です。お急ぎの場合は特に専門家に相談しておきましょう。

細かな点で言いますと、この合格通知の後に手続きがあります。名刺やホームページに利用するプライバシーマークの画像や登録証が届くのは合格通知の後2~3週間かかります。

 このような状況からすると、【スタートから申請までは約1ヶ月】+【申請して約1ヶ月後に審査】+【審査後~合格通知まで約1ヶ月半】+【合格通知後マーク画像・登録証到着まで2~3週間】としますと、全体で約4ヶ月程度での計画を立てることも可能です。少し余裕をみて標準は5~6ヶ月程度での計画が多いです。遅くても10ヶ月程度の中で取得合格しているケースがほとんどです。

 ポイントとしては、審査機関によって進度に差があり、さらに混雑によって待たされることもありますので、特にお急ぎの場合は審査機関の状況確認が必要となります。特にお急ぎの場合は最終的な取得目標時期をコンサルタントに相談し、実現可能なスケジュールを一緒に立てましょう。
 お急ぎでない場合でも、通常の業務と兼務している担当者も多いので、コンサルタントに状況を説明して、無理のない計画でありながらも、ダラダラならないように配慮してもらう事も大事です。繁忙期など自分たちの忙しい時期があらかじめ分かっているような場合は、スタート後でも進捗状況見ながらスピードを調整して進めてくれるよう相談しておきましょう。

 

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