プライバシーマーク更新について

プライバシーマーク更新申請方法・手続き

有効期間:プライバシーマークの有効期間は2年間となります。それ以降は、2年ごとに更新を行うことで継続して使用することができます。
更新申請期間:プライバシーマーク更新するための申請は、有効期限日を基準として8~4ヶ月前の間に審査機関へ更新申請をする必要があります。申請は取得時と同じように指定書類を揃えて審査機関へ申請をします。

プライバシーマーク更新申請の流れ

プライバシーマーク更新に関する計画・スケジュール作成
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スケジュールに沿って、プライバシーマーク申請・審査の準備
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プライバシーマーク更新申請書類の作成・添付書類の準備
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プライバシーマーク審査機関へ申請(郵送・持ち込み)
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審査機関にて形式審査(申請書類に不備がないか確認されます)
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             不備無し
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            申請書受理
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           申請料の支払い
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        文書審査開始・現地審査日確定
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  Pマーク更新申請書受理・文書審査開始・現地審査日確定
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           文書審査結果の対応
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            現地 審査の準備
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            現地審査実施
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            審査料の支払い
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      現地審査結果(指摘事項の書面)到着
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      指摘事項に対する改善報告書作成・提出
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  再指摘となる場合もある(再指摘を受けたら再度対応し報告する)
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  報告書の内容が認められ、最終審査会による付与可否の決定
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              合格通知
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          マーク付与登録料の支払い
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          登録証交付・更新完了

プライバシーマーク更新費用


プライバシーマーク更新申請書類について

・プライバシーマーク付与適格性審査申請チェック表:様式2006-0
・プライバシーマーク付与適格性審査申請書:様式2006-1更新
・会社概要: 様式2006-2
・個人情報を取扱う業務の概要: 様式2006-3
・すべての事業所の所在地及び業務内容: 様式2006-4
・個人情報保護体制: 様式2006-5
・個人情報保護マネジメントシステム(PMS)文書(内部規程・様式): 様式
 2006-6
・JIS Q 15001要求事項との対応表: 様式2006-7
・教育実施サマリー: 様式2006-8
・監査実施サマリー: 様式2006-9
・事業者の代表者による見直し実施サマリー: 様式2006-10
・2006年版JISによる前回決定時から変更のあった事業の報告: 様式2006-11
・登記事項証明書
・定款、その他これに準ずる規程類
・会社パンフレット(ある場合)
・個人情報保護マネジメントシステム(PMS)文書一式
(様式2006-6、様式2006-7に記載の内部規程・様式全て。様式類は記入されて
  いない空欄の見本)
・個人情報管理台帳/リスク分析結果の記録された見本の、各1ページ分コピー
任意提出

プライバシーマーク更新の注意点

★プライバシーマークの有効期間は2年
 更新手続きは2年に1回必要となりますので、忘れずに準備してバタバタとならないように注意いたしましょう。

★更新申請後、約2か月で現地審査
 現地審査の日程と繁忙期が重なってしまうなど、あらかじめ避けられるように申請期間に4か月間の幅があります。うまく申請時期・タイミングを計れば繁忙期を避けたりすることも可能になりました。期限までに準備すれば良いという考えではなく、現地審査のタイミングを考慮して申請計画を早めに行う事業者さまが増えております。

★プライバシーマーク更新を辞退。本当にそれで大丈夫ですか? なかには更新時に辞退する事業者さまもいらっしゃいます。
 いろいろな理由が生じると思いますが、辞退後に取引先からの要望や新しい業務の開始などにより、また必要となり取得し直す例も多いのが事実ですので、長い目で見てご判断ください。 

★決められた運用や年1回の教育・監査はしっかりと従業員の教育は年に1回行うことが原則となり、監査も年に1回実施いたします。自分たちで決めたマネジメントシステムで運用しているのですからそれに基づきしっかり運用・実施しなければなりません。

プライバシーマークの有効期限は2年間となります。 継続して使用するには2年ごとに申請手続きをする必要があり、更新をするには審査機関(付与機関)へ申請を行い取得時と同じく、書類審査・ 現地審査を受けなければなりません。申請期間・期限が決まっておりますので、計画を練り更新完了に向け準備を進めることが大切です。

当社では、プライバシーマークの更新に関する様々な支援サービスをご用意しております。

無料相談受付中です

プライバシーマーク更新に関する無料相談開催しています。 相談は営業マンではなく当社の熟知した専門コンサルが直接対応のアドバイスをさせていただきますので、1社ごとの個別対応となります。周りを気にすることなく質疑応答が可能です。

お申し込み時、希望日と時間(9:30~19:00の中で)いくつかご指定ください。

❁無料相談の制限時間は30分となりますので、質問や聞きたい内容は整理してお越しください。話の途中でも時間オーバーの場合は、終了とさせて頂くことがございます。
❁初めて更新を担当される方や更新を控えて不安がある方、更新に関して相談したい方など、プライバシーマーク更新担当者の方のみに限らせて頂きます。
❁同業者及び、その関係者と思われる場合は、お断りさせて頂きます。。

 

コンサルティング(更新支援)受付中です

『本来の仕事が忙しくて、なかなか進められず困っている。』『コンサルティング会社などの専門家を付けずに進めた場合、これで大丈夫?!これで審査パスできる?!』
このような不安やストレスを感じた時は、ぜひ当社にご相談ください。
 担当者さまの忙しさや社内の協力体制などを考慮し更新時期に合わせ、どのようなサポートが必要かご予算に合わせてご提案しております。また、現在の他社コンサル会社からの乗り換えもスムーズに行えます。当社の規程文書類などへの切り替えやスリム化なども実施可能です。安心してご依頼頂けるよう、これまでの状況も踏まえ配慮して進めてまいります。


更新担当者向けセミナー受付中です

プライバシーマーク更新関連のセミナー は、取得済の企業・担当者向けにセミナー・講座を開催しております。更新審査について学び対策していくための講座、教育担当者向けのセミナー、個人情報の洗い出し手法や台帳・リスク分析をテーマにした講座など課題別に開催しております。